หากอยากให้โครงการผ่าน ควรปล่อยให้อีกฝ่ายตีความเอง

แล้วถ้าเราทำเสนอโครงการที่นำออกอย่างสมบูรณ์แบบแล้วจะเกิดอะไรขึ้น

ผู้ฟังทุกคนจะเอาแต่ดูเอกสารทุกคนจะเอาแต่ก้มอ่านจนมองไม่เห็นใบหน้าเมื่อมองไม่เห็นใบหน้าก็ยอมไม่เห็นสีหน้าเมื่อไม่สามารถคาดเดาสิ่งที่อีกฝ่ายคิดได้ก็ไม่สามารถสร้างความประทับใจได้

แล้วถ้าเป็นเอกสารที่ไม่มีความยืดหยุ่นเราจะถ่ายทอดข้อมูลได้ตามที่เราคิดอีกฝ่ายจะถูกจำกัดอิสระในการตีความดังนั้นให้เปิดช่องสำหรับการตีความให้หลากหลายขึ้นด้วยการทำแค่เป็นฉบับร่างเพื่อ เติมตามใจชอบให้เข้ากับความต้องการของอีกฝ่ายได้ก็พอ

เวลาผมนำเสนอโครงการตอนประชุมจะไม่ค่อยใช้เพราะว่าผล็อยสำหรับเอกสารประกอบแม้จะแจกให้ทีหลังแต่ผมจะไม่เตรียมข้อมูลอย่างละเอียดไว้ให้ตั้งแต่แรก

เพราะไม่อย่างนั้นทุกคนจะเอาแต่ดูเอกสารอย่างเดียวโดยเฉพาะสำหรับนักอ่านใจแล้วการมองไม่เห็นหน้าเป็นความเสียเปรียบอย่างมากถ้าอีกฝ่ายไม่ไงหน้ามองเราก็ไม่สามารถโน้มน้าวได้

ก่อนอื่นให้พูดพลางมองหน้าไปด้วยจบแล้วค่อยจัดเอกสารแน่นอนว่าก็ขึ้นอยู่กับอาชีพและลักษณะนิสัยของอีกฝ่ายด้วย แต่เอกสารประกอบหรือหนังสือโครงการนั้นควรเตรียมไว้ให้เรียบง่ายที่สุดรายละเอียดค่อยให้ทีหลังก็ได้

เหตุผลที่ต้องเตรียมเอกสารโครงการไว้สามแบบ

ตอนที่เราได้พูดถึงการพรีเซนต์หรือประชุมว่าเอกสารโครงการเป็นเพียงฉบับร่างพยายามทำให้เรียบง่ายเข้าไปดีกว่าแต่แน่นอนว่าสุดท้ายเราก็ต้องทำเอกสารนำเสนอโครงการอย่างละเอียดในขั้นตอนนี้ก็มีหลักสำคัญในการเขียนเพื่อให้อีกฝ่ายยอมอ่านเหมือนกัน

นั่นคือในหนึ่งโครงการให้เตรียมเอกสารโครงการไว้ 3 แบบ

  1. แบบที่สรุปอย่างเรียบง่ายและมีเหตุผล ใช้สำหรับคนที่ชอบการนำเสนอแบบมีหลักการ
  2. แบบที่มีบอกเล่าที่มาที่ไปของโครงการหรือเสียงเรียกร้องจากผู้ใช้ อาจจะเรียกได้ว่าเป็นเนื้อหาแบบดราม่าหน่อยเตรียมไว้สำหรับให้คนที่ชอบการนำเสนอที่สะเทือนใจ
  3. แบบที่ให้น้ำหนักไปที่การรวบรวมข้อมูลตัวเลขเช่นกราฟสถิติหรือการทดสอบ ใช้สำหรับคนที่ชอบข้อมูลหรือเอกสารข้อมูลยิ่งมากยิ่งดี

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องที่ต้องการถูกทำเครื่องหมาย *